Relacionamento com fornecedores: aprenda como gerir e diminua os riscos da TI

Nem sempre as empresas dão a devida atenção ao relacionamento com fornecedores. No entanto, essa é uma atitude crucial para estabelecer uma boa parceria , que renderá frutos positivos para o futuro. Para o setor de TI, esse cuidado é ainda mais relevante, já que a ação é capaz de diminuir os riscos inerentes à área e até impactar diretamente o cliente final.

Se você nunca pensou sobre isso, basta refletir rapidamente. Um fornecedor que atrase a prestação de um serviço, por exemplo, impede que determinada rotina seja executada. Consequentemente, o consumidor sente os problemas, que podem afetar diferentes pontos, como a disponibilidade de um sistema.

Diante desse cenário, é preciso saber gerir essa relação e diminuir os riscos. É por isso que criamos este post. Aqui, vamos mostrar a importância de fazer uma boa escolha, como manter um relacionamento saudável e dicas para colocar as melhores ideias em prática.

Que tal saber mais sobre o assunto? É só continuar lendo!

A escolha dos fornecedores ideais para sua empresa

A qualidade de um produto ou serviço é impactada por diferentes fatores. Um deles é a escolha dos fornecedores. É preciso que esses parceiros estejam alinhados aos seus propósitos e tenham missão, visão e valores similares e/ou complementares . Além disso, vários quesitos devem ser analisados antes de selecionar a melhor opção.

É nesse momento que se torna importante falar da gestão de fornecedores. Esse tema abrange da escolha ao relacionamento e é bastante estratégico para a organização. Afinal, escolher bons parceiros é um critério de competitividade.

Porém, isso só acontece quando a escolha não recai exclusivamente sobre o primeiro item. Optar pelo valor mais baixo nem sempre é a melhor alternativa. Na verdade, o ideal é escolher o custo-benefício , que garante o atendimento a todas as suas demandas.

Mais que isso, o fornecedor deve ser um verdadeiro parceiro, com o qual deve ser firmada uma relação de ganha-ganha. Quando ambas as partes podem contar uma com a outra, há disposição para ajudar a solucionar possíveis problemas ao longo do tempo.

Para chegar a esse patamar, é imprescindível criar processos e critérios para escolher os melhores fornecedores. Entre os fatores que justificam a escolha por esse parceiro, estão:

qualidade na prestação do serviço;

disponibilidade de produto;

agilidade na entrega;

flexibilidade para mudar especificações, prazos e quantidade dos pedidos;

preço justo e condizente com o mercado;

experiência do fornecedor no segmento de atuação;

existência de certificações ;

respeito a normas de segurança , saúde e meio ambiente;

tecnologias adequadas;

sigilo das informações;

localização do fornecedor.

Esses critérios dependem das necessidades da sua empresa. Por isso, podem ser alterados. A ideia geral é verificar as demandas internas e quais delas serão cumpridas na relação.

A mudança do relacionamento entre empresas e fornecedores

Os últimos anos ofereceram uma verdadeira revolução na parceria entre empresas e fornecedores. Se até alguns anos atrás a base era apenas conseguir o melhor negócio, agora é preciso analisar os critérios já citados, além de outros que podem ser necessários.

Essa abordagem muda o paradigma do relacionamento estabelecido. O propósito agora é criar uma relação de confiança mútua , que vai além da simples prestação de serviços ou compra de algum produto. Agora, o fornecedor também deve participar do desenvolvimento do projeto, contribuir com análise e aperfeiçoamento dos processos produtivos e garantir a qualidade.

Dessa maneira, é possível criar o chamado comakership, um grau de evolução elevado no qual há uma verdadeira parceria e uma relação de confiança. Chegar a esse status nem sempre é fácil. Mas é possível com o tempo. Assim, o cliente conhece a capacidade do fornecedor e o último compreende a confiabilidade do primeiro.

O resultado é o começo de um bom relacionamento, que deve ser gerenciado com cuidado para ser durável e positivo para os envolvidos.

A manutenção de um bom relacionamento com eles

A parceria entre cliente e fornecedor deve ser a melhor possível, porque a cadeia produtiva começa no parceiro e é ele que fornece o serviço ou os componentes necessários para executar o produto ou o serviço. Por isso, ele é um dos responsáveis pela qualidade e o resultado do trabalho .

Considerando esse contexto, fica evidente que o bom relacionamento com os fornecedores é importante para a vantagem competitiva e o desempenho do negócio, assim como para sua saúde financeira — afinal, quanto melhor for sua reputação no mercado, maior tende a ser seu market share , que interfere no faturamento.

Porém, como manter essa parceria positiva? O ideal é trabalhar visando ao longo prazo . A longa duração faz parte do processo e contribui para o alinhamento de objetivos e alcance dos resultados esperados.

Também é assim que o nível de engajamento do fornecedor aumenta, com influências benéficas para o processo produtivo e a qualidade do fornecimento. A consequência para o cliente é o aumento da percepção de valor , que também eleva a competitividade.

Por que fazer a gestão de fornecedores?

O gerenciamento de parceiros é uma estratégia interessante e buscada por muitas empresas atuais devido à valorização da gestão das cadeias de fornecimento. Com o fornecimento apropriado de insumos e matérias-primas, é possível reduzir custos e alcançar melhores preços e prazos, que se traduzem em diferencial.

Outros benefícios derivados dessa ação são:

diminuição do impacto negativo em produtos e processos;

eliminação ou redução de falhas ;

definição de metas inovadoras e que contribuem para o avanço da empresa;

segurança no cumprimento de prazos com os clientes;

diferencial de qualidade , especialmente quando é preciso obter um insumo que não está amplamente disponível no mercado.

Portanto, a gestão de fornecedores permite realizar um planejamento de longo prazo e criar uma verdadeira relação de confiança. Assim, você pode programar aquisições futuras para materiais utilizados com frequência, por exemplo. Por meio dessa medida, você consegue se precaver contra variações cambiais, atrasos na produção e imprevistos similares.

Outra vantagem é criar um ambiente de trabalho saudável, que pode ser resolvido de maneira simples e por meio de um diálogo aberto. Dessa forma, mesmo em situações de problemas, sua empresa e o fornecedor trabalham em conjunto para solucionar o incidente.

Perceba que o propósito é fortalecer a cooperação e o compartilhamento com um relacionamento contínuo e planejado. Mas é claro que, para alcançar esse objetivo, torna-se necessário saber lidar com os fornecedores para angariar seu potencial máximo.

10 dicas para lidar com os fornecedores

A gestão do relacionamento depende de boas práticas, que contribuirão para uma parceria de longo prazo. Para otimizar os resultados, o sugerido é executar as ações apresentadas a seguir.

1. Aposte em um contato mais próximo

O fortalecimento do contato com os fornecedores é o primeiro passo para ter um bom relacionamento com eles. É importante utilizar os canais disponíveis para facilitar o fluxo de comunicação e construir uma boa parceria.

Essa medida colabora especialmente para o compartilhamento de informações críticas , porque esse processo depende de confidencialidade, confiança e segurança. Além disso, o contato próximo permite descobrir oportunidades diferenciadas, como um desconto especial, para ter um estoque enxuto com o menor preço possível.

O contato próximo ainda contribui para a agilidade nas entregas e a redução de problemas durante esse processo. Isso porque o fornecedor conhece os tipos de pedidos realizados pela sua empresa e pode oferecer um tratamento adequado e até indicar se acreditar que há algum erro no pedido.

2. Compartilhe ideais

O trabalho realizado por empresas e fornecedores depende do compartilhamento de ideais, que estão principalmente dispostos em missão, visão e valores . Fortalecer os vínculos com todos os elos da cadeia de suprimentos determina o sucesso do seu projeto de TI e também contribui para o êxito de todo o negócio.

O alinhamento de ideias permite alcançar resultados melhores, diminuir os riscos e aumentar a colaboração e a inovação . Um exemplo bastante simples é se o seu negócio opta por práticas sustentáveis. Se o fornecedor não partilhar esse propósito, há um impacto significativo nas suas operações.

3. Alinhe os objetivos

Os objetivos entre fornecedor e empresa devem ser convergentes. É preciso buscar constantemente pontos em comum, que agreguem para todos os lados. Além disso, é fundamental que as duas partes estejam dispostas a cumprir o que está em contrato .

Assim, o nível necessário de colaboração é alcançado — e essa é uma alternativa realmente importante para a TI. Para cumprir o requisito de transferência de tecnologia, por exemplo, é indispensável deixar todos os aspectos bem alinhados, inclusive suporte, Service Level Agreement (SLA) e mais.

Tenha em mente que, com o alinhamento de objetivos, a parceria fortalece o compromisso entre as partes. Desse modo, há garantia de mais vantagens competitivas e um verdadeiro relacionamento planejado e contínuo, com base na confiança mútua.

4. Conheça as fases do relacionamento entre empresa e fornecedor

A parceria de longo prazo passa por quatro principais etapas. A primeira é a abordagem convencional , na qual o preço é priorizado . Ainda há desconfiança em relação à qualidade e as partes podem se ver como adversários, isto é, quem pode impõe suas condições. É preciso supervisionar todos os pedidos para verificar os recebimentos.

A segunda etapa é a melhoria da qualidade . Esse aspecto é a prioridade e ele inicia o relacionamento mais duradouro. Uma confiança recíproca é estabelecida, por isso sua empresa reduz o total de fornecedores com os quais trabalha. Aqueles que não oferecem qualidade são eliminados para ser possível começar o comaker.

O terceiro estágio é o da integração operaciona l, que visa ao controle do processo. É aqui que a participação de ambas as partes é iniciada e, por isso, empresa e fornecedor investem em pesquisa e desenvolvimento. Sistemas de garantia da qualidade podem ser implementados.

Por fim, existe a integração estratégica , que é a verdadeira parceira nos negócios. Há uma gestão comum dos procedimentos e até o desenvolvimento de processos e produtos, desdobramento da função qualidade, engenharia simultânea e fornecimento sincronizado. É aqui que o comakership é efetivamente estabelecido.

5. Utilize a tecnologia para alinhar processos

Os recursos tecnológicos são indispensáveis para alinhar os processos com os fornecedores. Um Supplier Relationship Management (SRM, ou gestão de relacionamento com fornecedores) facilita a visualização dos parceiros e ainda contribui para a análise de ameaças.

Assim, você consegue obter dados precisos sobre todos os aspectos que interferem a cadeia de suprimentos. Com a visualização dos gargalos, pode eliminar ou pelo menos reduzir os riscos. É o caso de você identificar que faltam equipamentos adequados ou que há problemas na gestão de ativos de TI. Com os recursos apropriados, esses obstáculos podem ser facilmente superados.

6. Faça uma avaliação periódica dos fornecedores

Uma empresa pode ter uma lista extensa de fornecedores, mas é importante focar alguns parceiros mais confiáveis . Ainda assim, é preciso reavaliá-los continuamente para saber se estão aptos a continuar fornecendo os produtos ou serviços.

Nesse processo, verifique a conformidade dos produtos, os prazos e a agilidade relativa à troca dos itens ainda em garantia. Se problemas forem identificados, converse para tentar resolvê-los e, se necessário, cancele o parceiro da sua lista de cadastros.

7. Analise e trace um plano de ação

A avaliação de todas as etapas da sua cadeia produtiva é essencial para definir pontos fortes e fracos, além de identificar potenciais ameaças e aspectos que podem ser aperfeiçoados. Verifique se alguma oportunidade passou despercebida e se pode ser feita alguma melhoria em relação à produtividade e aos custos.

A partir desse diagnóstico, chega o momento de esboçar um plano de ação . Tome a análise realizada como base, observe as constatações e trabalhe nos pontos que sejam realmente passíveis de melhoria. Por exemplo: se um fornecedor costuma atrasar a entrega dos produtos, encontre outro. Já se algum oferece materiais de péssima qualidade, peça a troca dos itens; se o problema continuar, substitua-o por outro parceiro.

8. Adote o benchmarking

O benchmarking é um processo de avaliação do negócio em que é feita uma comparação com a concorrência. A partir dessa análise, os métodos corporativos podem ser aprimorados para alcançar os bons desempenhos registrados em outras organizações.

A ideia é usar os cases de sucesso de outras empresas como exemplo . Os planos de melhoria são delineados a partir desses modelos. Com isso, você consegue usar uma boa referência para saber quais são as melhores técnicas, bem como os serviços e os produtos mais adequados.

9. Faça uma boa gestão de cotações

A conquista do melhor preço passa por uma avaliação aprofundada dos orçamentos disponíveis. Por mais que qualidade, prazo de entrega e outros quesitos sejam relevantes, sempre é bom conseguir o melhor custo-benefício .

Por exemplo: ao fazer a cotação de computadores empresariais , você vai identificar que o valor cobrado por empresas brasileiras tende a ser menor que o preço das estrangeiras. Ainda assim, a qualidade dos equipamentos é a mesma. Aproveite para otimizar o sistema de solicitação de compras a fim de gerenciar os pedidos e garantir que esse processo seja executado de maneira ágil e fácil.

10. Realize uma boa avaliação antes de fechar com um fornecedor exclusivo

A opção por um único fornecedor pode fazer sentido em alguns casos, mas precisa ser bem analisada. Além dos quesitos de qualidade, prazo e preço, contar com um parceiro exclusivo pode trazer problemas devido a algum imprevisto.

Por isso, o ideal é fechar essa parceria somente quando o fornecedor for reconhecido no mercado, tiver uma boa reputação e ainda for capaz de atender a todas as suas necessidades. Assim, você garante o melhor retorno possível e evita qualquer tipo de prejuízo ao seu negócio.

O alinhamento constante para bons resultados

Esse processo é um dos principais pontos de uma gestão eficiente. A ideia de cadeia de suprimentos é estratégica para a organização e, por isso, é essencial para evitar falhas em processos.

O alinhamento mútuo favorece a relação de ganha-ganha, que, por sua vez, tem a contribuição dos softwares que facilitam a troca de informações. Assim, é possível emitir uma solicitação de compra diretamente pelo meio digital, sem precisar realizar ações extras.

Perceba que a boa gestão é um trabalho conjunto, que exige o desenvolvimento de soluções para implementar medidas que aprimoram a cadeia de valor . Dentro desse contexto, é preciso adotar medidas que levem aos bons resultados por meio do alinhamento constante. Confira as principais!

Sensibilize o fornecedor

Os líderes dessa empresa devem ser instruídos com relação à metodologia adotada e ao processo de avaliação da gestão. Esse processo garante mais empenho do parceiro, porque ele sabe o que é necessário fazer e quais objetivos devem ser alcançados.

Compreenda a maturidade da gestão dos fornecedores

As empresas têm seus próprios níveis de maturidade e você deve saber qual é o do seu fornecedor. Uma boa ideia é realizar uma espécie de pré-diagnóstico, que classifica o grau de aderência do negócio ao modelo buscado. Assim, é possível adotar melhores práticas e garantir o melhor sistema gerencial. Desse modo, você também consegue ter uma visão sistêmica da gestão e do mercado em que a organização atua.

Visite os fornecedores e autoavalie a gestão

O processo de autoavaliação assistida é uma maneira eficiente de capacitar o fornecedor e a sua empresa a fazerem um diagnóstico de gestão. Depois disso, é importante fazer visitas para verificar as práticas de gerenciamento dos parceiros e conferir se elas condizem com o que você e seu negócio acreditam que é o correto.

Elabore um plano de melhoria

As equipes que participam da negociação devem ser capacitadas a partir de um plano de ação específico. Ele deve visar à melhoria do fornecedor e, por isso, precisa identificar prioridades de implementação via estratégias de organização. A elaboração de um cronograma de acompanhamento também é uma dica relevante, porque permite observar e medir os resultados.

Incentive o reconhecimento

A valorização dos fornecedores confiáveis é uma boa maneira de engajá-los e garantir o alinhamento de processos para chegar a um bom resultado. Essa também é uma forma de torná-los mais produtivos e eficientes.

Os principais KPIs a serem analisados

O relacionamento com fornecedores deve ser constantemente analisado para garantir a melhoria dos resultados. Isso depende da definição de indicadores-chave de performance (KPIs). É importante saber delimitá-los corretamente, porque o excesso de dados pode atrapalhar.

Portanto, é fundamental saber escolher aqueles que são os melhores para essa área. Para ajudar nesse processo, apresentamos os principais, a seguir.

Lead time

A ideia é medir o período de duração entre a solicitação ao fornecedor até o atendimento da demanda . Estão inclusos o tempo de procura e seleção de fornecedores, assim como análise de cotações. Assim, o lead time permite analisar a eficiência operacional.

Para calcular esse indicador, liste os produtos exigidos para o trabalho, descubra o período necessário para a aquisição de cada item, selecione aquele com o prazo de entrega mais longo e anote quanto é necessário esperar para recebê-lo. Em seguida, defina os dias ou horas para fabricação ou término do serviço e acrescente o tempo de espera para o recebimento. Esse é o lead time.

Nível das entregas

Esse KPI avalia a eficiência e a confiabilidade dos fornecedores , e a performance logística. O nível das entregas é importante porque analisa a possibilidade de receber produtos com atraso. O objetivo é comparar o prazo esperado com a data de encaminhamento da solicitação. Quando esse indicador estiver alto, é bom conversar com os fornecedores ou substituí-los.

Saving

O indicador analisa a economia feita pela empresa, isto é, mensura a razão entre o que foi orçado e adquirido. É um KPI do setor financeiro, mas pode ser usado pela TI para saber quanto foi ganho, o total poupado e os custos evitados. Dessa maneira, você também consegue avaliar a eficácia da equipe para reduzir gastos, gerar lucros e fazer boas negociações.

Evolução do preço

O propósito aqui é comparar os valores pagos anteriormente com os atuais para verificar as oscilações. Esses dados podem servir para verificar períodos de sazonalidade, ou seja, momentos em que os produtos estão com uma oferta melhor, ou têm um preço mais elevado.

A consequência é a identificação dos melhores momentos para adquirir e até a verificação de qual fornecedor cobra mais em determinado intervalo de tempo. Se você identificar, por exemplo, que um parceiro aumentou o preço significativamente no período, pode verificar o que os outros fizeram para tentar uma negociação.

Tempo médio de atendimento

O propósito é mensurar o tempo de atendimento das demandas solicitadas. É importante analisar esse indicador porque o impacto de falhas e bugs interfere no funcionamento do seu negócio. Se o KPI for elevado, vale a pena modificar os processos e garantir um alinhamento maior para evitar interrupções e indisponibilidades nos sistemas.

Índice de bugs

A média de falhas em hardwares e softwares é uma boa medida para identificar problemas e saber o que é preciso fazer para aprimorar os processos. O objetivo é aumentar a eficiência e a eficácia, assim como a agilidade. Quando está elevado, esse indicador também demonstra que é preciso escolher outro fornecedor.

Resumindo, o relacionamento com fornecedores é indispensável para a TI. Por ser um setor estratégico para a organização, é dessa forma que você consegue diminuir os riscos de falhas, vulnerabilidades, computadores inadequados etc. Ao mesmo tempo, é capaz de assegurar o melhor retorno. Com as dicas apresentadas neste post, fica muito mais fácil gerenciar os parceiros e estabelecer um vínculo saudável.

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